Beleid inzake de bescherming van data zoals bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van SMS
1. Begripsbepalingen
- SMS is een Stichting binnen de Orde van vrijmetselaars in Nederland, zijnde het de Grootoosten;
- Persoonsgegevens zijn alle vastgelegde informatie ter identificatie van een persoon;
- Het Bestuur is het bestuur van SMS bestaande uit 6 leden en één afgevaardigde van de Orde;
- De administratie wordt gevoerd door de secretaris en penningmeester van SMS;
- De statuten zijn de statuten van de SMS van 8 juni 2000
- Het Reglement van mei 2018 is een aanvulling op de statuten, bedoelt in artikel 3 van de statuten
- De beneficianten zijn studenten die een toelage ontvangen
- Ouders / verzorgers doen de aanvraag voor de studenten en zijn lid van het Grootoosten
- De website van SMS is een sub pagina van de website van de Orde: de website is www.vrijmetselarij.nl
2. Doeleinden van de gegevensverwerking
De doeleinden van de gegevensverwerking zijn activiteiten die, gelet op de doelstelling van de SMS gebruikelijk zijn;
- Het verwerken van toelage aanvragen van beneficianten (formulier)
- Het beoordelen van door beneficianten ingediende toelage verzoeken;
- Het eventueel beoordelen van aanvullende informatie van minderjarige verzoeken van ouders / verzorgers;
- Het verwerken van toelage mutaties door uitbetaling of restituties;
- Het vastleggen en volgen van de studie resultaten van beneficianten van SMS,
- Het individueel verzenden van informatie aan de beneficianten over hun toelage saldo
- Het behandelen van geschillen.
3. De verwerkte gegevens
De volgende persoonsgegevens worden verwerkt:
- naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, studie resultaten en overige gegevens, zie aanvraag formulier;
- Voor communicatie benodigde gegevens (bijvoorbeeld het e-mailadres), alsmede het bankrekeningnummer van de beneficiant;
- Administratienummer, dat geen andere informatie bevat dan de bij het vorige punt bedoelde gegevens;
- Functionarissen van het SMS bestuur (bijvoorbeeld de rang of de functie binnen het Bestuur)
- In stand houden van het vermogen door beleggingen en giften
4. Ontvangers van de gegevens
De persoonsgegevens mogen alleen worden verstrekt aan:
- Bestuursleden en de afgevaardigde van het Groot Oosten
- Beneficianten en ouders / verzorgers die hun gegevens opvragen
- De bank voor uitbetaling van toelages
- De accountant voor controle doeleinden
- Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen, tenzij Stichting Maçonniek Studiefonds op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) hiertoe niet gehouden is. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Stichting Maçonniek Studiefonds en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar . Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk op uw verzoek, maar binnen vier weken.
5. De website
- Aanvraag gegevens op de website worden slechts verstrekt aan de leden van het Groot Oosten, die via de met wachtwoord beveiligde orde site naar de web pagina van SMS komen
- U kunt een leeg aanvraag formulier downloaden, afdrukken. Na invulling stuurt u deze op naar de SMS secretaris
- Cookies, of vergelijkbare technieken gebruikt SMS niet
6. Het beëindigen van het gebruik van de gegevens
Het gebruik van de persoonsgegevens kan alleen door het lid worden stopgezet door terugbetaling van het totale saldo toelage dat door SMS beschikbaar is gesteld voor studie doeleinden.
7. Bezwaren
Indien een beneficiant bezwaar maakt tegen de wijze, waarop de SMS van zijn persoonsgegevens gebruik maakt kan hij zijn bezwaar aanhangig maken bij het Bestuur. sms.secretaris@vrijmetselarij.nl
8. Toegestane bewaartermijn
De persoonsgegevens worden verwijderd uiterlijk 2 jaar nadat het de toelage volledig is afgelost, tenzij de wetgeving een andere termijn voorschrijft.
9. Kennisgeving van het beleid inzake gegevensbescherming
Door middel van invulling van en het plaatsen van de handtekening op het Aanvraag formulier
verklaart de beneficiant kennis te hebben genomen van het hem ter inzage gegeven beleid van
de SMS inzake gegevensbescherming en ermee daar akkoord mee te gaan.
10. Delen van persoonsgegevens met derden
Stichting Maçonniek Studiefonds verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de beoordeling van uw aanvraag, voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met o.a. de bank die uw gegevens verwerkt in onze opdracht, sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Stichting Maçonniek Studiefonds blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.
Aldus vastgesteld door het Bestuur van SMS op 15 mei 2018,